Force est de constater que l’arsenal disponible sous le label « gestion de projets » ou « pilotage de transformation » a atteint ses limites : les méthodes, outils, certifications multiples, modèles… ne permettent pas d’adresser les problématiques de fond et d’anticiper les enjeux majeurs du pilotage.
Ses activités restent trop largement constituées de tâches répétitives et, à titre d’exemple, la préparation, le support et le déroulé d’un comité de pilotage n’a quasiment pas évolué en 20 ans.
Dans le même temps, les entreprises sont entrées dans un état de transformation permanente, avec une volumétrie croissante de projets à gérer, toujours plus importants et plus complexes. Ajoutés à cela des marges réduites en termes de budgets et de délais, des problématiques d’architecture et d’obsolescence IT, des équipes multiples, sur différents sites, compliquées à mobiliser et à aligner durablement… dans ce contexte de flux tendus, des équipes multi-staffées, la pression du résultat immédiat.
Rien d’étonnant à ce que selon une étude récente*, plus de 60% des projets ou programmes de transformation n’atteignent pas leurs objectifs. Les aspects méthodologiques, humains, la communication et la conduite du changement en sont souvent à l’origine. La solution technique proprement dite ne figure pas parmi les 20 causes les plus récurrentes d’échec.
C’est pour répondre à ces enjeux que onepoint a décidé de repenser l’approche du pilotage des transformations, en cohérence avec ses convictions sur l’hybridation des compétences et l’innovation, entre expérience terrain et culture du maker.
Piloter une transformation : des défis à relever dans la durée
Il nous importait de repartir des fondamentaux, en prenant à la fois le point de vue des commanditaires (la direction générale, le sponsor), du pilote du projet et des équipes sur le terrain.
Quelle vision pour la transformation et comment se traduit-elle en termes de projets, d’investissements et de priorités ? Nous constatons que cette étape préliminaire est souvent court-circuitée, avec le lancement rapide de multiples initiatives dont la synchronisation n’est pas assurée et dont l’ensemble ne permet pas toujours d’atteindre la cible. Comme autant de pièces d’un puzzle dont la construction est lancée alors l’image de départ n’est pas comprise dans sa finalité, réfléchie dans sa logique de construction et maîtrisée dans sa technicité. Et pour simplifier le tout, l’image évolue dans le temps et les priorités métiers.
Quels indicateurs utiliser pour à la fois suivre l’avancement, diagnostiquer les risques et surtout maîtriser les changements de cap ? Il s’agit d’une étape clef également à aborder au plus tôt dans la transformation. Des indicateurs doivent être factuels et de type baromètre, de niveau stratégique et opérationnel, enfin et surtout s’appuyer sur un référentiel de données justes, accessibles facilement et exploitables de façon visuelle.
Quelle organisation, quelles compétences, quel modèle opérationnel sont nécessaires pour garantir l’exécution ? Une transformation continue, ou a minima pluriannuelles, nécessite une organisation pérenne et une gouvernance simple et responsabilisante, et ce quel que soit l’état et la composition du portefeuille de projets : la stabilité dans l’exécution est sans doute un gage de succès dans la durée.
Quelle méthode adopter pour sécuriser la transformation et comment définir et véhiculer les valeurs de la transformation pour créer un esprit d’équipe et une adhésion durable ? Comment adopter le bon mindset dans la transformation et être un leader inspirant aux yeux des équipes ? A l’heure de l’agilité et du « mode produit » qui bousculent les rôles et les organigrammes, nombre d’initiatives peinent à embarquer dans la durée les collaborateurs et parfois la direction, par manque de sens donné, de succès célébrés, de dysfonctionnements ou d’irritants proprement adressés. Ces éléments ne peuvent être sous-estimés au l’intérêt seul porté aux objectifs financiers !
Comment disposer des outils les plus efficaces et intuitifs pour mieux travailler ensemble et gagner du temps au quotidien ? Longtemps parent pauvre de l’innovation, il est urgent d’utiliser les solutions déjà existantes en termes de travail collaboratif, partage de document, collecte, traitement et visualisation des données.
Les convictions au cœur de notre proposition de valeur
1. Tous les leviers digitaux (et tous les savoir-faire de onepoint) au service de la transformation !
- La data pour mettre en cohérence les sources d’information, optimiser le pilotage, prévoir, mesurer les impacts des décisions en temps réel. Des dashboards faciles à concevoir et à diffuser
- L’agilité avec la prise de recul nécessaire pour l’appliquer à tous les contextes projet sans dogmatisme ni idées reçues. L’orientation valeur produit, l’itération
- Les bonnes pratiques de l’expérience client pour créer un lien affectif entre membres et projet, faire tomber les barrières, aligner et mobiliser les acteurs sur un destin collectif
- Les apports des outils collaboratifs et RSE pour abolir les distances et les frontières. Fonctionner en LAB, expérimenter, revendiquer un droit à l’erreur.
- Le Design Thinking pour tirer le meilleur du collectif d’un projet et conduire le changement, entre exploration et exploitation.
- Et demain… L’IA pour assister les décisions, préconiser, simuler, challenger
2. Une culture « LAB » pour réduire le temps entre idées et réalisations concrètes
Les transformations réussies combinent une culture d’exploration (recherche d’opportunités, expérimentation et partages de nouvelles pratiques, …) et une culture d’exploitation (capacité à industrialiser rapidement, à conduire efficacement le changement, à instaurer une amélioration continue, …).
3. Du responsable de projet au team leader, l’apport d’un coaching de proximité
Au-delà des solutions, des outils et des méthodes, nous avons la conviction qu’un accompagnement conseil dans le cadre d’une transformation importante revêt également – et surtout – une dimension humaine vis-à-vis du responsable de projet ou de programme.
Aussi, dans le cadre de nos missions, nous proposons un coaching de proximité, pour veiller à ce qu’il intègre toutes les dimensions du Team Leader :
- Avoir une vision des enjeux de la transformation et la partager
- Déceler les signaux faibles, anticiper les actions
- Maintenir une dynamique et une cohésion d’équipe
- Incarner les valeurs du projet vis-à-vis des autres acteurs
- Prendre du recul, décider avec objectivité et pragmatisme
- Rester connecté aux autres transformations de l’entreprise
- Savoir responsabiliser et définir les bons périmètres au sein de l’équipe
4. Une approche se voulant modulaire, à tout stade de la transformation
Parce qu’une transformation est multiforme et que nous y intervenons à des moments variés et sur des périmètres changeants, nous nous devons d’être modulaires, pragmatiques et flexibles pour répondre aux attentes de nos clients.
Cadrage et lancement : Via une approche « produit », designer une cible volontairement innovante et lancer la transformation en privilégiant agilité et culture de l’engagement
Mobilisation : Dans la durée, du sponsor au membre de l’équipe, donner du sens au rôle de chacun et soigner les moments de partage et d’action en commun (Team Day, PI Planning, …)
Outillage innovant : Pour promouvoir la réactivité dans les décisions, la coopération et le partage en utilisant les atouts de la Data et du Design
Coaching et Training : Aider les clients à progresser et à devenir autonomes dans la gestion de leurs transformations futures
Diagnostic Flash : En quelques semaines, réaligner la transformation avec les enjeux métiers, améliorer l’organisation du delivery, traiter les irritants et remobiliser les équipes
Pilotage à 360° : Une gouvernance allégée, combinant des indicateurs classiques (coût qualité délais) et innovants (signaux faibles, mobilisation, …) pour fiabiliser la prise de décision
Transformation Office : Pour vous préparer à une amélioration continue, bras armé de la Direction Générale, gérant le portefeuille projets et ses arbitrages, adaptant le modèle de delivery global de l’entreprise
Collectif : Casser les silos, développer l’esprit d’appartenance pour maximiser les chances d’un succès collectif
5. En symbiose avec notre écosystème, vivier inestimable de solutions
Notre relation à la technologie et notre approche résolument orientée usages et expérimentation nous permettent de maîtriser et de vous proposer un ensemble de solutions, notamment startup, se prêtant bien au pilotage de transformations. Data et dashboards, outils collaboratifs, serious gaming, agilité, management visuel, le potentiel de ces solutions couvre tout le spectre de la transformation.
Le « PMO classique » a vécu : vive hyperdrive !
