Promologis déploie sa transformation digitale

Le marché immobilier, dans lequel évolue Promologis, est en pleine transition digitale. Les entreprises du secteur doivent s’adapter et innover. Promologis a à coeur l’amélioration continue de son service, de l’expérience client ainsi que le bien-être de ses collaborateurs.

C’est pourquoi Promologis a choisi Onepoint pour l’accompagner.

Faire de Promologis un groupe plus innovant

« Notre enjeu principal est de parvenir à mener à bien notre transformation digitale. Nous souhaitons aller vers une numérisation de tous nos process pour répondre aux nouveaux besoins de nos locataires, partenaires et collaborateurs. Avec Onepoint, nous avons trouvé un partenaire nous permettant d’innover efficacement sur l’ensemble de notre écosystème. » souligne Claudie Costes, directrice des systèmes d’information de Promologis.

En effet, ce partenariat a pour but la mise en œuvre de nouvelles méthodes de travail plus collaboratives, développer l’intelligence collective, la créativité et la transversalité.

Pour Onepoint, le challenge n’est pas de révolutionner le fonctionnement du groupe mais d’apporter plus de fluidité à l’organisation existante en agissant comme un véritable accompagnateur au changement durable.  

Onepoint a débuté ce projet en allant à la rencontre des équipes Promologis. En s’immergeant dans les méthodes de travail, les équipes Onepoint ont pu assimiler les connaissances nécessaires à la compréhension des besoins du projet. Cette approche a permis de proposer une stratégie sur mesure.

Trois axes de travail ont été identifiés, à savoir : 

• le changement dans les aménagements,  
• les process, 
• le management de Promologis.  

Une stratégie des 3P interconnectée et regroupant plusieurs chantiers d’intervention.

Process : l’optimisation des méthodes de travail 

Ce premier « P » pour « procédés » inclut l’utilisation des outils par les collaborateurs et clients de Promologis. Les différents chantiers identifiés sur lesquels les équipes Onepoint sont intervenues, ont suivi comme plan d’action : des étapes d’analyse et de cadrage, le partage de préconisations et la conduite au changement.

Avec comme point de départ la compréhension des besoins collaborateurs et clients, Onepoint a réuni toutes les parties prenantes des différents projets pour les faire échanger. Des ateliers, regroupant collaborateurs et clients locataires, ont été mis en place. Les participants interrogés ont partagé leur ressenti et permis d’identifier les différents blocages de leur parcours.

Recentrer l’humain au centre des procédés pour améliorer l’efficacité est un leitmotiv partagé par Onepoint et Promologis, qui a permis d’innover les process. 

Focus sur la gestion des sollicitations 

1. Analyse et cadrage

Grâce à la phase d’analyse, les équipes Onepoint ont pu identifier que l’ensemble des sollicitations exprimées par les locataires représentaient pour eux une certaine frustration. Pour les équipes Promologis, la gestion des délais et des priorités étaient les principaux points à améliorer.

2. Préconisation

Onepoint a préconisé une meilleure utilisation des outils digitaux pré-existants pour hiérarchiser les sollicitations et mieux organiser les interventions.  

La généralisation d’une application dédiée au Centre de contact en est un exemple. IoT Valley est intervenu comme troisième pilier de ce chantier, en proposant des expériences sur des nouveaux outils en provenance de leur réseau de start-ups.

3. Conduite du changement

Enfin, la dernière étape consistait à accompagner les équipes dans la bonne intégration des changements. Concrètement, Onepoint a accompagné les collaborateurs de Promologis dans l’utilisation des nouveaux outils mis en place.

Des formations sur la prise en main de l’application du centre de contact ont été instaurées à destination des responsables de programme, des locataires mais aussi des intervenants. Les équipes Onepoint ont créé des fiches pratiques et ont organisé des mises en situation réelles sur le terrain. 

Onepoint est intervenue sur différents chantiers relatifs à l’amélioration des process en abordant des sujets très variés et pointus. Parmi eux : la mise en place, pour la comptabilité, d’une méthode de dématérialisation des facturations et de simplification du workflow.

Un service client plus performant

Ces méthodes innovantes permettent à Promologis d’être plus à l’écoute de ses clients en répondant rapidement à leurs requêtes. Des indicateurs clés ont pu être installés assurant la mesure des retours sur investissement. De plus, l’intégration de nouvelles solutions digitales participe à la digitalisation du groupe immobilier.  

Les “Process” ont été travaillés en priorité, puis petit à petit, main dans la main avec Promologis, et ont conduit à dessiner deux autres lignes stratégiques pour assurer un changement durable.

People : le management agile

Le deuxième « P » pour People inclut l’ensemble des collaborateurs de Promologis et consiste en une nouvelle approche du management de la société. Onepoint a accompagné les managers vers des méthodes de travail plus agiles afin d’apporter plus d’efficacité et de transversalité entre la direction et les équipes.

Un consultant agile Onepoint est intervenu dans la réalisation d’un parcours manager incluant théorie et pratique afin d’aider au développement d’une approche basée sur le travail collectif.

Les managers ont été suivis dans l’assimilation de ces nouvelles pratiques agiles, mois après mois. Des méthodes de délégation, de motivation, ainsi que l’utilisation du management visuel et de nombreux autres outils ont été déployés. Leur bon usage est suivi en continu par Onepoint.

Une meilleure collaboration entre les équipes  

Le management par la méthode agile se fonde sur le pouvoir du collectif. Il permet d’être plus efficace dans la réalisation des projets, de gagner du temps dans leur réalisation et d’être plus innovant de manière globale. En outre, le bien-être des collaborateurs en est impacté positivement.  

Place : repenser les espaces pour booster l’efficacité

Pour être en accord avec les actions menées, l’aménagement de l’espace est apparu comme nécessaire. Le troisième axe stratégique “Place” implique la réorganisation des lieux de travail. Son but est de favoriser le travail en équipe, engager la co-construction des projets et participer au bien-être des collaborateurs.  

Les experts Onepoint sont intervenus dans l’aménagement de différents espaces de Promologis, tels que : 

• des agences,  
• des showrooms à destination des clients, 
• des bureaux internes.  

En se basant sur l’écoute des équipes et leur retour d’expérience, ils ont conçu des lieux plus innovants, modulables et collaboratifs. 

Au même titre que les bureaux collaboratifs du Crédit Mutuel Arkéa créés par Onepoint, le projet « Place » annonce des résultats bénéfiques pour Promologis. Véritables outils de travail, les locaux sont pensés pour faciliter les méthodes agiles. Les lieux variés sont équipés pour les réunions mais également pensés pour répondre au travail à distance. Enfin ces espaces sont dédiés à la production, la concentration ainsi qu’à la cohésion d’équipe sans oublier l’innovation.

Des actions interconnectées pour une transformation durable

Cette transformation complète articulée autour des 3P permet d’avoir un impact sur l’ensemble de l’organisation de Promologis. Totalement connectés, ils garantissent un changement durable et efficace.  

Si de nombreux chantiers sont encore en cours de réalisation, les premiers résultats sont encourageants. À titre d’exemple, l’optimisation et la numérisation de la gestion des réclamations a permis un gain de temps pour les équipes Promologis et une augmentation de la satisfaction client.

C’est cet accompagnement complet qui a permis à ce partenariat d’obtenir ses premières réussites. De plus, les deux groupes partagent des valeurs communes de co-construction, indispensables au succès d’une transformation d’entreprise.

À ce jour, les 3P recensent encore de nombreux projets en cours, sans compter les nouveaux challenges qui se profilent déjà pour 2022. Un changement qui s’opère donc sur du long terme, en s’adaptant aux innovations de ce secteur aux possibilités immenses.