InVivo-Soufflet Malt : 12 pays harmonisés sur un seul ERP

Comment InVivo – Soufflet Malt, géant de l’agroalimentaire, a transformé son système d’information et harmonisé ses processus métiers sur quatre continents.

Tourner la page d’un système d’information obsolète, harmoniser des dizaines de processus métiers sur quatre continents. Tel est le défi que s’est fixé le groupe Soufflet en lançant, en 2017, le programme SPRING1.

Huit ans de transformation, un rapprochement avec InVivo en cours de projet, 14 déploiements internationaux, 550 utilisateurs formés… À l’arrivée, un programme livré « on time, on budget ».

Retour sur cette transformation ERP menée avec Onepoint, à travers les témoignages de Benoît Ferrari, directeur du programme SPRING, Sébastien Nguyen, leader Onepoint en charge du pilotage opérationnel, et Christophe Lopez, partner Onepoint, qui a accompagné le cadrage stratégique du projet.

Le défi : s’émanciper d’un système historique pour privilégier un ERP commun à l’échelle mondiale

Premier producteur mondial de malt, le groupe Soufflet s’appuyait sur un progiciel de gestion intégré (ERP) édité par Oracle. Au fil des années, les évolutions successives avaient progressivement complexifié le système.

Les données se trouvaient dispersées. Les processus différaient d’un site à l’autre. Chaque nouvelle acquisition nécessitait un important travail d’intégration. Enfin, la consolidation financière comme le pilotage industriel s’avéraient ainsi de plus en plus difficiles.

 
« On était sur un système d’information ancien, une véritable épée Damoclès, qui datait de 98, sur lequel on avait empilé de nombreuses évolutions assez erratiques, au fil de la croissance du groupe » Benoît Ferrari, directeur de la transformation (Groupe SOUFFLET)

Pour soutenir sa croissance internationale, le Groupe Soufflet a alors décidé de lancer le programme SPRING pour remplacer l’ERP historique. Ce chantier s’accompagnait d’une volonté d’harmoniser les processus métiers à l’échelle mondiale.

« La recommandation, c’était de tendre vers une harmonisation des processus métier. Et ce, de façon à mutualiser l’ensemble de nos processus, là où ça avait du sens. Cela inclut, entres autres, le contrôle financier, nos processus industriels, nos processus commerciaux. », Benoît Ferrari, directeur de la transformation » Benoît Ferrari, directeur de la transformation (Groupe SOUFFLET)

Groupe Soufflet x Onepoint : une expertise sectorielle forgée par huit ans de partenariat

Pour mener cette transformation, Soufflet choisit Onepoint. Les équipes avaient la capacité d’allier la conduite de grands programmes ERP. Ils bénéficiaient déjà d’une expertise des filières céréalières pour avoir accompagné le groupe agro-industriel Avril. D’ailleurs, sous la houlette du partner Christophe Lopez, il s’agissait également d’harmoniser les processus métiers et solutions technologiques.

« Notre expertise du secteur agroalimentaire confère à notre approche une dimension que ne saurait offrir un intervenant généraliste. » Sébastien Nguyen, leader (Onepoint)

Depuis huit ans, Onepoint accompagne Soufflet Malt sur l’ensemble du programme SPRING. Cette proximité historique a pesé dans la poursuite du partenariat. Onepoint disposait, en effet, d’une fine connaissance de l’organisation, de ses différentes business units et de ses modes de décision, et enfin d’une maîtrise éprouvée des processus métier.

« Christophe et Sébastien avaient l’avantage de connaître le groupe de l’intérieur dans son fonctionnement, dans sa méthode de prise de décision, dans son organisation par activité. Le groupe Soufflet était déjà structuré par Business Units (Malterie, Meunerie, Agriculture…) bien avant son rachat par InVivo. Christophe et Sébastien maîtrisaient ce fonctionnement complexe, ce qui était indispensable pour dessiner un modèle opérationnel commun qui respecte les spécificités de chaque métier. » Benoît Ferrari, directeur de la transformation (Groupe SOUFFLET)

SAP S/4HANA : un modèle commun à tout le groupe

Cadrage stratégique, gouvernance du programme, accompagnement au choix de l’ERP, structuration du plateau projet, pilotage opérationnel, accompagnement au changement… C’est sur l’ensemble de ces dimensions que Onepoint a œuvré à sécuriser la trajectoire du programme SPRING.

Dans ce programme, outre le déploiement d’un nouvel ERP, en l’occurrence SAP S/4HANA, il s’agissait de définir les bons processus avant leur traduction dans le système.

Une gouvernance de « haut niveau »

Dès 2017, le cabinet a aidé le groupe Soufflet à porter le projet au plus haut niveau, en l’arrimant au COMEX et au directoire plutôt qu’à la seule direction informatique. Il a ensuite guidé la sélection de SAP S/4HANA et de son intégrateur. La Direction du Programme avec les experts Onepoint a tenu les rênes budgétaires et calendaires.

Sur le terrain, neuf domaines fonctionnels ont ainsi été redessinés avec les experts métiers.

A savoir :

  • Finance ;
  • Achats hors commodités ;
  • Référentiels ;
  • Transport ;
  • Commerce commodités ;
  • Commerce distribution ;
  • Entreposage ;
  • Industrie
  • Qualité.

Ces domaines ont ensuite été validés par des tests utilisateurs (« User Acceptance Tests » -UAT). Ces tests confirmaient ainsi que la solution SAP S/4HANA, complétée par des solutions métier, répondait concrètement aux réalités du terrain.

« Nous ne savions pas faire de tests au départ. Onepoint nous a aidés à bâtir toute une démarche à ce sujet. » Benoît Ferrari, directeur de la transformation (Groupe SOUFFLET)

Convaincre pour surmonter la résistance naturelle

La transformation la plus délicate aura été de convaincre des équipes habituées à leurs propres pratiques d’en adopter de nouvelles. Onepoint a accompagné cette bataille jusqu’au bout :

  • Plus de 1 000 heures de formation,
  • Des tests utilisateurs pour valider le nouveau modèle sur le terrain (« User Acceptance Tests » -UAT),
  • Cellule de veille intensive après chaque mise en service.
« Notre premier défi était d’éviter que certains métiers décrochent, convaincus que SPRING n’était qu’un projet informatique. C’était une bataille de tous les instants. » Sébastien Nguyen, leader (Onepoint)

Un ERP mondial au service de la performance

Cette collaboration de huit ans avec Onepoint a transformé un chantier titanesque en succès durable. Le programme SPRING dote InVivo d’un modèle opérationnel pérenne, conçu pour soutenir durablement sa croissance internationale.

Le groupe est passé d’un système d’information à bout de souffle à une colonne vertébrale numérique moderne, adossée à SAP S/4HANA.

Cette réussite tient à plusieurs facteurs que nous résumons très brièvement.

D’abord, la transformation a redéfini et harmonisé les processus de finance, achats, industrie et logistique avant toute implémentation technique.

Ensuite, le pilotage de précision assuré par Onepoint au sein du Bureau de Programme, a garanti le respect du triptyque « On Time, On Budget, On Scope » instauré par la Direction du Programme.

La résilience opérationnelle du programme mérite également l’attention. Malgré les défis culturels, sanitaires et les particularités locales, les 14 déploiements n’ont jamais perturbé l’activité économique. Chaque bascule a été suivie d’un retour au niveau nominal de production sans accroc.

« En moins d’une semaine après chaque go live, on était revenu au niveau nominal de production et de livraisons client. » Benoît Ferrari, directeur de la transformation (Groupe SOUFFLET)

Enfin, le core model ainsi constitué offre au groupe, désormais intégré à InVivo, un modèle reproductible pour ses futures acquisitions et une donnée structurée, prête pour l’intelligence artificielle et l’optimisation industrielle.

Une base solide pour devenir une entreprise pilotée par la donnée

Avec SPRING, InVivo-Soufflet Malt dispose désormais d’une colonne vertébrale numérique commune à l’ensemble de ses activités.

La standardisation des données ouvre la voie à de nouveaux usages autour de l’analyse de la performance, du pilotage industriel et de l’intelligence artificielle.

À terme, ces données optimiseront notamment les cycles de production et d’accompagneront plus efficacement les futures acquisitions du groupe.

Références

      1. SPRING est l’acronyme de Soufflet Processus Intégré Groupe. ↩︎