Comment organiser sa semaine en mode hybride, entre distance et présence ?

Réussir sa rentrée en mode hybride

Imaginez : Dans leur entreprise, Camille et Mehdi peuvent travailler à distance 2 jours par semaine. Camille vient au bureau 3 jours, du lundi au mercredi. Mehdi, lui, vient du mercredi au vendredi. Ils peuvent donc normalement se croiser le mercredi… Mais mercredi dernier, Mehdi avait posé un jour de congé. Ce mercredi, il est malade et préfère ne pas venir contaminer ses collègues. Le suivant, c’est Camille qui a une session de formation en visio toute la journée et prévoit donc de rester chez elle. Hop : en 3 semaines ils ne se sont jamais croisés. Et pour Carine, manager de l’équipe, trouver une date pour rassembler tout le monde, est devenu mission impossible, que cela soit pour un brainstorming ou pour le dîner avant les vacances.

Après deux années de travail à distance intensif, on pourrait croire que le mode hybride n’est plus une nouveauté…

Or travail à distance intensif et travail hybride sont bien deux organisations différentes. Nous avons connu le ‘tout bureau’ avant la crise et le ‘tout distance’ pendant ; dans ces deux modes de travail, la triple unité régissant le monde du travail (comme le théâtre classique) n’était pas rompue : tout le monde travaillait (unité d’action) de façon relativement synchronisée (unité de temps) et surtout dans les mêmes conditions ! Paradoxalement peut-être, cette troisième unité de lieu demeurait en effet pendant le ‘télétravail de crise’ que nous avons connu. Certes nous n’étions plus au bureau, mais tout le monde était à distance en même temps : les conditions de travail restaient homogènes à ce titre. C’est en cela que le travail hybride innove : il permet l’alternance entre journées à distance et journées au bureau, sur un rythme individualisé. C’est cette individualisation qui, rompant l’unité de lieu, complexifie l’organisation… introduisant un risque : celui de ne plus se croiser « dans la vraie vie », avec tous les impacts délétères que l’on peut imaginer : réduction de l’attachement à l’entreprise, de l’engagement dans le travail, de la qualité des relations… En mode hybride, l’individualisation, qui est un bénéfice pour beaucoup, peut rapidement céder la place à l’individualisme ! Comment l’éviter en trouvant le point d’équilibre entre besoins collectifs et individuels pour un fonctionnement harmonieux ? C’est ce que nous nous proposons d’explorer ensemble dans le premier article de cette série sur les enjeux du travail hybride.

Une nouvelle routine de fin de semaine, le « quart d’heure télescope », à ancrer dans notre quotidien professionnel

En permettant davantage de flexibilité, le mode hybride induit aussi une forme « d’incertitude » par rapport aux mondes connus jusqu’à présent (‘tout bureau’ ou ‘tout distance’) et à leur triple unité. Avec la rupture de l’unité de lieu, il devient nécessaire de développer et d’ancrer une nouvelle routine de fin de semaine pour se projeter sur la semaine suivante, un « quart d’heure télescope », reposant sur deux réflexes : d’abord anticiper l’organisation de sa semaine pour définir où on s’installera quel jour. Ensuite, communiquer cette organisation à ses interlocuteurs (collègues, manager, partenaires, etc.), directement pour ceux qui travaillent au quotidien avec soi ou indirectement pour les autres, par exemple en indiquant les lieux de travail dans son agenda. Selon quels critères organiser sa semaine ? Trois types de besoins sont à prendre en compte : les besoins individuels professionnels ou personnels et les besoins collectifs. Il n’est pas souhaitable d’établir une hiérarchie immuable entre eux, au contraire : si c’est toujours le même qui passe en premier, frustration et tensions sont à la clé. Cette nouvelle routine à prendre doit plutôt se faire dans un état d’esprit de conciliation, en équilibrant au fil de l’eau entre ces différents besoins. Voyons comment réussir ce travail d’acrobate !

Organiser sa semaine en fonction de ses besoins individuels PROFESSIONNELS

Certaines activités peuvent être distinguées en fonction du niveau de collaboration d’une part : est-ce que cette activité se fait seul(e) ou à plusieurs ; et du niveau d’attention requis d’autre part : est-ce que cette activité nécessite une certaine concentration, peut-elle être interrompue ? L’enjeu est alors de spécialiser ses temps en fonction de ces paramètres et d’identifier quelles tâches sont plus propices à être réalisées à distance et lesquelles seront plus efficacement menées en présentiel. En effet, l’environnement peut être un facilitateur ou un frein à nos activités. Il n’y a pas de réponse uniforme, les préférences peuvent varier pour réaliser la même activité, mais pour faciliter son organisation on distingue trois grands types d’activité :

• Pour se concentrer, on peut choisir de travailler à distance si les conditions sont bonnes (connexion, outils, environnement calme, …) et que cela stimule l’attention. Le bureau peut également être une solution, s’il est calme et ou si l’on peut mettre son casque pour se couper du bruit, ou s’isoler dans des espaces mis à disposition dans les locaux (bibliothèque, bulles, …).
• Pour le travail qui se fait à plusieurs en simultané (prise de décisions, brainstorming, réunion de partage, team building, convivialité, entretiens, …), l’idéal est de se retrouver au bureau dans une salle de réunion. Cela favorise les échanges formels et informels, permet de capter le non verbal, de se concentrer sur l’échange et de développer la créativité (tableau blanc, marcher et parler, …) … Et quand ce n’est pas possible, on sait désormais faire à distance, avec les outils adaptés.
• Enfin, pour toutes les autres « tâches » qui ne nécessitent pas forcément de concentration ou de conditions particulières (traitement de certains emails, tâches administratives, gestion d’agenda, …), elles peuvent se faire depuis n’importe quel lieu.

Par ailleurs, fixer intentionnellement des temps de pauses entre des réunions ou entre les plages de concentration permet une respiration bienvenue et en résulte un gain d’efficacité. Quoi qu’il en soit, chaque besoin saura trouver une solution qui lui sera propre, car cela dépend aussi du métier et des préférences individuelles (mode de mémorisation, rythme biologique, environnement de télétravail…). Varier les types d’activités dans une journée et s’organiser sur la semaine est essentiel pour vivre l’hybride au mieux ! Pour s’organiser, on peut s’appuyer sur les technologies mises à notre disposition, sans aller chercher très loin…  Le premier étant l’agenda électronique lié à la messagerie ! On y inscrit ses rendez-vous et réunions, mais on peut aussi se bloquer des temps de concentration (ou réunion avec soi-même), et pousser jusqu’à l’utiliser pour ses rendez-vous privés pour disposer d’une vision globale des contraintes (grâce à la notion « privé », cela reste invisible d’autrui).

Organiser sa semaine en fonction de ses besoins individuels PERSONNELS

Le travail hybride est un levier d’amélioration de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Au-delà des multiples raisons personnelles qui pourraient faire préférer le travail à distance, ne serait-ce que la réduction des temps de transport permettant de réduire la fatigue et de gagner du temps pour les loisirs personnels, arrêtons-nous sur un point essentiel lorsque que l’on choisit ce mode : des conditions de travail satisfaisantes sont-elles réunies ? Elles peuvent varier selon les activités, mais il y a quelques points communs : disposer d’une bonne connexion internet, du bon équipement (écran, documentation…), s’assurer de ne pas être dérangé et de ne pas avoir besoin d’être sur site (pour une réunion par exemple).

Organiser sa semaine en fonction des besoins du COLLECTIF

Organiser sa semaine c’est bien… Faire connaître son organisation c’est mieux ! « En février 2021, 73% des Français considèrent que les discussions de vive voix des collègues leur manquaient, 68% évoquaient les déjeuners entre collègues et 62% les verres après le travail ». [i] En mode hybride, l’organisation de sa semaine doit se faire en fonction de ses tâches individuelles, de l’organisation collective et de ses préférences personnelles. Pour un fonctionnement fluide et équilibré, il est donc clé de donner de la visibilité à son équipe sur sa présence et d’anticiper les besoins de présentiel. Par exemple, après avoir organisé sa semaine, il peut être utile de communiquer son organisation à ses collègues. L’agenda est un outil d’organisation individuel, mais aussi collectif : afficher que l’on est disponible ou non facilite aussi la vie de nos interlocuteurs, et ainsi l’organisation collective. Enfin, la planification et l’affichage des rituels de l’équipe (récurrents ou non, présentiels ou non), des besoins de permanence ou suspension de télétravail, permet aux membres d’une équipe d’anticiper et organiser le travail hybride à court et moyen terme.

De flexibilité à individualisation… il n’y a qu’un pas

L’hybride, avec son rythme individualisé, s’inscrit certes dans la continuité des apprentissages des deux dernières années… tout en apportant une nouveauté, qui peut s’avérer risquée. Pour que l’individualisation ne devienne pas de l’individualisme, il est clé de développer deux nouveaux réflexes. D’abord, celui d’organiser sa semaine en fonction de ses besoins professionnels individuels, des besoins collectifs et de ses préférences personnelles. Ensuite, celui de concilier ces trois dimensions en « arbitrant » de façon souple au quotidien. A ces deux conditions, le travail hybride peut concrétiser sa promesse de flexibilité.   S’organiser individuellement et collectivement est l’un des enjeux du mode hybride. Collaborer dans un collectif hybride en est un autre. Nous aborderons ce thème dans l’épisode II de notre série… [i] Harris Interactive, 02/2021